Офисная печатная техника: как выбрать оборудование и сократить расходы
Принтер, сканер или многофункциональное устройство остаются важной частью офисной инфраструктуры даже в условиях активного перехода на электронный документооборот. Договоры, счета, акты, кадровые документы, внутренние распоряжения и отчеты по-прежнему часто требуется распечатывать, подписывать и хранить на бумаге.
Поэтому при открытии нового офиса или обновлении парка техники важно выбирать оборудование не только по цене. Гораздо существеннее заранее оценить реальную нагрузку, формат документов, необходимую скорость и стоимость последующего обслуживания.
С чего начать выбор принтера или МФУ
Первый шаг - определить, какие задачи предстоит решать с помощью техники. Одному офису достаточно компактного монохромного принтера, другому понадобится производительное МФУ с функциями сканирования и копирования, а для проектной организации может потребоваться оборудование, рассчитанное на печать документов А3.
Также стоит заранее ответить на несколько вопросов:
- сколько страниц печатается в месяц;
- нужна ли цветная печать;
- сколько сотрудников будут пользоваться устройством;
- требуется ли сканирование и копирование;
- какие форматы бумаги используются;
- как техника будет подключаться к офисной сети;
- насколько критична скорость печати;
- есть ли возможность быстро заменить устройство на время ремонта.
Такой анализ помогает избежать переплаты за ненужные функции и одновременно не купить модель, которая быстро выйдет из строя из-за чрезмерной нагрузки.
Как рассчитать необходимый объем печати
Ориентировочный месячный объем можно рассчитать по простой формуле: среднее количество страниц, которое печатает один сотрудник за день, умножается на число работников и примерно 22 рабочих дня. К полученному результату рекомендуется добавить около 20% запаса.
Например, если десять сотрудников печатают в среднем по 15 страниц в день, расчет будет выглядеть так: 15 × 10 × 22 = 3300 страниц. С учетом резерва оптимальная нагрузка составит примерно 4000 страниц в месяц.
Запас необходим для непредвиденных задач: срочных отчетов, массовой печати договоров, подготовки документов к проверкам и других периодов повышенной активности. Если выбрать устройство, ресурс которого находится на пределе расчетного объема, его основные узлы будут изнашиваться значительно быстрее.
Особенно важно учитывать ресурс фотобарабана и других деталей, подвергающихся постоянной нагрузке. Их замена может оказаться дорогой, а ремонт приведет к простою сотрудников. Если в офисе установлен только один принтер, даже несколько часов недоступности оборудования способны нарушить рабочий процесс.
Цветная или черно-белая печать
Цветное оборудование стоит дороже, занимает больше места и требует более затратных расходных материалов. В цветном МФУ используются отдельные картриджи для разных цветов, поэтому обслуживание обходится дороже, чем у монохромной модели.
Перед покупкой стоит понять, действительно ли цвет необходим ежедневно. Для большинства бухгалтерских, юридических и административных документов достаточно черно-белой печати. В такой ситуации разумным решением станет производительный монохромный принтер, а цветное устройство можно оставить для презентаций, рекламных материалов, схем и документов, где оттенки имеют практическое значение.
Если цветной принтер используется редко, картриджи нельзя оставлять без внимания. При длительном простое тонер может распределяться неравномерно, что приведет к ухудшению качества печати. Периодическая профилактика и тестовая печать помогают снизить риск подобных проблем.
Подключение к офисной сети
Для небольшого офиса с одним пользователем подойдет USB-подключение. Однако в коллективе, где к технике обращаются несколько человек, гораздо удобнее использовать сетевую печать.
Проводное подключение через Ethernet обеспечивает стабильную связь и позволяет разместить устройство в удобном месте, не привязывая его к конкретному компьютеру. Беспроводной Wi-Fi удобен там, где нежелательно прокладывать дополнительные кабели или сотрудники регулярно работают с ноутбуками.
Постоянное подключение и отключение USB-провода от разных компьютеров постепенно изнашивает разъемы и создает неудобства. Если модель поддерживает только USB, принтер иногда можно подключить к роутеру с функцией принт-сервера. Это позволит открыть доступ к устройству для нескольких рабочих мест.
При выборе сетевой модели важно учитывать требования безопасности. Желательно, чтобы техника поддерживала парольную защиту, разграничение доступа и возможность печати только для авторизованных пользователей. Для компаний, работающих с персональными данными и коммерческой информацией, этот аспект особенно важен.
Какой формат бумаги нужен офису
Формат А4 подходит для большинства повседневных задач: договоров, счетов, писем, приказов и отчетов. Если сотрудники регулярно печатают чертежи, таблицы большого размера, рекламные макеты или схемы, потребуется устройство с поддержкой А3.
Для интенсивной печати А3 желательно выбирать модели с дополнительными лотками. Они позволяют заранее загрузить бумагу разных форматов и не тратить время на постоянную замену листов. При этом нужно учитывать габариты оборудования: устройства А3 заметно крупнее и требуют отдельного места.
Стоит заранее проверить не только поддержку формата, но и плотность бумаги. Для бланков, обложек, презентаций и наклеек может потребоваться печать на более плотных материалах. Не каждая офисная модель рассчитана на такую эксплуатацию.
МФУ или отдельные устройства
МФУ объединяет принтер, сканер и копир. Такое решение экономит место, упрощает обслуживание и обычно обходится дешевле, чем покупка нескольких отдельных аппаратов. Для небольших компаний многофункциональное устройство часто становится наиболее практичным вариантом.
Отдельные принтер и сканер могут быть оправданы, если офису нужна высокая скорость выполнения разных задач одновременно. Например, один сотрудник может печатать документы, пока другой сканирует архив. Кроме того, выход из строя одного оборудования не блокирует остальные процессы.
При выборе МФУ стоит обратить внимание на автоматическую подачу оригиналов, двустороннее сканирование и возможность копировать многостраничные документы без ручной замены листов. Эти функции особенно полезны бухгалтерии, отделу кадров и юридической службе.
На чем можно сэкономить
Экономить только на цене покупки рискованно. Недорогая модель может потреблять больше расходных материалов, иметь небольшой ресурс и требовать частого ремонта. Оценивать нужно совокупную стоимость владения:
- цену картриджа;
- количество страниц, которое он позволяет напечатать;
- стоимость фотобарабана;
- расход электроэнергии;
- цену профилактики и ремонта;
- наличие совместимых расходных материалов;
- продолжительность гарантии.
Иногда более дорогой принтер оказывается выгоднее благодаря низкой себестоимости страницы и увеличенному ресурсу. При этом не стоит переплачивать за профессиональные функции, которые не будут использоваться. Например, офису с небольшим объемом печати необязательно приобретать промышленную модель с максимальной скоростью.
Снизить расходы помогает централизованная закупка расходников, настройка двусторонней печати и ограничение цветной печати для обычных документов. Также полезно установить правила печати: черновики выводить в экономичном режиме, а финальные версии - с необходимым качеством.
Организация обслуживания
Даже надежная техника нуждается в регулярной профилактике. Оборудование следует размещать в сухом помещении, вдали от отопительных приборов и прямых солнечных лучей. Нельзя перегружать лотки бумагой и использовать листы с высокой влажностью, загнутыми краями или скобами.
Картриджи лучше хранить в соответствии с рекомендациями производителя, а замену выполнять аккуратно, не касаясь рабочих поверхностей фотобарабана. При появлении полос, пятен или посторонних звуков не стоит откладывать диагностику: небольшая неисправность может быстро привести к серьезному износу узлов.
Для крупного офиса рационально заключить договор на сервисное обслуживание. Это сокращает время простоя и позволяет заранее контролировать замену расходных материалов. Желательно также иметь резервное устройство, особенно если печать необходима ежедневно и связана с приемом клиентов или отгрузкой товаров.
Итоги
Выбор офисной печатной техники нужно начинать не с бренда и не с минимальной цены, а с анализа рабочих задач. Определите ежемесячный объем печати, заложите запас около 20%, решите, необходим ли цвет, и выберите подходящий формат бумаги.
Для большинства небольших компаний оптимальным решением становится сетевое монохромное МФУ с функцией двусторонней печати и автоматической подачей документов. Организациям с большим документооборотом стоит ориентироваться на повышенный ресурс, вместительные лотки и возможность сервисного обслуживания.
Грамотный расчет нагрузки, контроль расходников и использование функций экономичной печати позволяют сократить затраты без ущерба для скорости и качества работы.
